Per professionisti, piccole, medie e grandi imprese la contabilità è fondamentale per tenere tutti i conti in regola.
Per farlo esistono strumenti e documenti molto preziosi, come la prima nota di cassa, dove vengono annotati tutti i movimenti economici di un’attività registrati ogni giorno. Pur non essendo un documento obbligatorio, sono diverse le attività o i liberi professionisti che ne fanno uso, beneficiando di tutti i vantaggi che ne derivano da un punto di vista contabile, economico e pratico. In sostanza nella prima nota vengono annotati tutti gli eventi esterni che hanno un’influenza diretta sulla contabilità. Ipotizziamo che un’azienda faccia delle operazioni con denaro contante, comprensive di spese e pagamenti che possono sfuggire al controllo dell’estratto bancario.
La prima nota aiuta a tenere in ordine tutti i movimenti in denaro contante e, quindi, ad avere una visione più completa delle spese effettuate e dell’andamento del business. Tale documento, se compilato nel modo giusto, rappresenta un valido supporto per le scritture contabili da inserire nel libro giornale. Anzi, se aggiornato, numerato e bollato prima dell’uso, si trasforma a tutti gli effetti in un vero libro giornale. Un’informazione utilissima per i commercianti al minuto esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi, per i quali il registro prima nota è obbligatorio.
Sono sempre più le aziende ed i professionisti che fanno uso del registro prima nota, che all’occorrenza rappresenta un valido alleato per i commercialisti ai fini della contabilità. Le attività quindi, per sfruttare in pieno i vantaggi di questo documento, lo consegnano al commercialista a cadenza mensile o trimestrale. La prima nota risulta particolarmente diffusa anche perché la sua compilazione risulta piuttosto semplice. Il documento è dotato di una tabella, dove ci sono delle righe che rappresentano operazioni di entrata ed uscita.
Vengono poi inserite le seguenti informazioni: data, descrizione, importo, riferimento del documento fiscale, partite fuori cassa e saldo della cassa dopo l’operazione. In questo modo le aziende possono tenere costantemente sotto controllo le spese ed i contanti presenti in cassa: un modo utile per non restare senza liquidità, un’evenienza assolutamente da scongiurare poiché può avere conseguenze piuttosto inopportune ed imbarazzanti.
Chi intende compilare la prima nota, dovrebbe farlo a cadenza giornaliera. Non è un obbligo, ma è sicuramente consigliabile per evitare una faticosa ricostruzione di tutti i movimenti di denaro, col rischio di commettere errori.
Per approfondire il discorso è possibile leggere l’articolo sulla prima nota di Danea, dal quale abbiamo raccolto spunti interessanti.
Inoltre, Danea mette a disposizione Easyfatt, un software pratico e facile da usare che consente di registrare la prima nota e memorizzare dettagli utili per controllare i movimenti e gestire al meglio la propria contabilità senza errori.
